第一章 总则

第一条 为规范延边大学档案工作，提高档案管理水平，进一步促进档案工作科学化、规范化、标准化和信息化建设，有效保护和利用档案，充分发挥学校档案在办学中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及《吉林省档案条例》等法律与法规文件，结合学校实际制定本办法。

第二条 本办法所称学校档案是指学校在从事教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案具有反映和维护学校历史真实面貌的重要作用，是衡量学校教学质量和科研、管理水平的一个重要标志。档案工作是学校重要的基础性工作，学校把档案工作纳入学校整体发展规划，并加强对档案工作的管理。

第四条 学校档案工作贯彻统一领导、分级负责、集中保管的原则。

第五条 全校各部门和全体师生员工都有保护档案的义务和利用档案的权利。

第六条 学校档案工作由校长领导，主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的副校长协助校长负责全校的档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

第七条 学校设立档案工作委员会，作为学校领导决策的咨询机构，负责宣传、贯彻、执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，审定学校档案工作的各项规章制度，研究重大档案工作事宜等。

第八条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用学校档案的专门机构。

档案馆的管理职责如下：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作；

（二）拟定学校关于档案工作的规章制度，负责贯彻落实，并监督、检查和指导各部门的档案工作；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及

有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）负责全校专、兼职档案工作人员的队伍建设和业务培训，做好全校档案工作的检查、指导工作；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动；

（十）确保档案安全，维护档案的完整、准确、系统，做好档案的保护工作。

第九条 档案工作人员采取专职与兼职相结合制度，学校应保持档案工作人员的相对稳定。

学校为档案馆配备专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学校事业编制，并根据学校发展规模、馆藏档案数量、工作任务确定专职档案工作人员的编制数。

第十条 学校具有独立法人资格的附属单位，某些需要特殊条件保管或利用频繁并且具有一定独立性的档案，可根据需要设立所属档案室单独管理。其档案室行政上受所在单位管理，业务上接受学校档案馆的指导、监督和检查。

第十一条 各部门由一名负责人分管本部门的档案工作，并设若干名兼职档案员，明确档案工作岗位，负责本部门档案的收集（征集）、整理和立卷归档工作。

各部门要将档案工作纳入本部门工作规划、计划，要将本部门档案工作纳入有关人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，档案工作要同步进行。

第十二条 档案工作人员上岗须持上级档案机关颁发的档案工作人员任职资格证书。

学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十三条 档案馆的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十四条 学校将档案工作人员的培训纳入学校职工培训整体规划，可选派档案工作人员到高校档案专业学习进修，为档案工作人员提高档案业务素质创造条件。

第十五条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十六条 学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高全校档案工作管理水平。

第十七条 档案馆依据国家相关规定，制定学校文件材料的归档范围、保管期限及密级等相关制度，并认真贯彻执行。结合学校实际，学校归档的文件材料分为：党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等十大类以及人事（死亡）档案、人物档案、声像档案、实物档案等特殊档案。

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。各部门对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十八条 学校实行部门立卷制度，即档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度，确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。各部门要按照学校档案归档范围要求，组织好本部门的立卷归档工作；档案馆要及时做好立卷归档的业务指导工作。

第十九条 个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行保存和管理。

档案馆向国内外征集与学校有关的各种档案史料，并制定专门的制度和办法。

第二十条 对科研项目、产品规划与试制、基建工程、大型设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案馆人员参加。各主管部门要会同档案工作人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见。

第二十一条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894 －2002）执行。

第二十二条 归档时间规定如下：

（一）各部门应在次年6月底前归档；

（二）科研类档案应在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；

（三）财会档案在会计年度终了后，由财会部门保管两年，期满后应于12月底前归档。

第二十三条 档案馆对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十四条 档案馆对保密档案的管理、利用与密级的变更、解密，严格

按照国家有关保密的法律和行政法规的规定执行。

第二十五条 档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。

第二十六条 档案馆对保管期限已满、已失去保存价值的档案，要组织进行鉴定与销毁。

档案销毁的基本原则是：

（一）在主管档案工作的副校长领导下，由档案馆与档案形成部门负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，做出处理决定；

（二）经鉴定，对已失去保存价值的、需要销毁的档案，档案馆必须造册报校长批准，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十七条 档案馆要采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十八条 档案馆对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，立即向校长报告，及时处理。建立、健全档案库房规章制度，加强档案库房的技术管理工作，由专人负责。

第二十九条 档案馆认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第三十条 档案馆应按照国家有关规定向全校和社会公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第三十一条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用学校已公布的档案。

境外组织或者个人利用学校已公布的档案的，按照国家有关规定办理。

第三十二条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆馆长批准。

涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十三条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆馆长批准。

加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十四条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权。

寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向全校和社会提供利用，应征得寄存者同意。

第三十五条 档案馆要设立专门的档案阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十六条 档案馆是出具学校档案证明的唯一机构。

第三十七条 档案馆积极开展档案的编研工作，为学校的教学、科研和管理服务；学校在政策、资金、人力、物力等方面给予支持。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成部门同意，并报请校长批准。

第三十八条 档案馆应当采取多种形式，积极开展档案宣传工作。

第五章 条件保障

第三十九条 档案工作所需经费列入学校年度预算，保证学校档案工作需求。

第四十条 学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房以及相应的业务用房，档案库房和业务用房应符合国家的《档案馆建筑设计规范》（建标 103-2008）。

档案库房应当配置恒温、恒湿、防火、防盗、防渍、防有害生物等必要设施。存放涉密档案应当设有专门库房。

第四十一条 学校有计划地为档案馆配置档案管理现代化、信息化所需的设备和设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第四十二条 学校对在档案工作中做出下列贡献的部门或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十三条 有下列行为之一的，由学校提出限期改正，情节严重的，对主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）不按规定归档或不按期向档案馆移交档案的，将工作中形成的应归档的文件、资料数据拒绝归档或者将档案据为部门或己有的；

（二）漏归档案严重的；

（三）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（四）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（五）涂改、伪造档案的；

（六）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（七）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第四十四条 本办法适用于全校各部门，科技学院、附属医院等个别部门可参照本办法执行。

第四十五条 本办法由档案馆负责解释。

第四十六条 本办法自公布之日起实施，2009年颁布的《延边大学档案工作条例》同时废止。