档案保管期限表-档案馆

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档案保管期限表

延边大学各立卷部门归档范围和保管期限表

党政办公室（DQ11、XZ11）

	序号	归档范围		保管期限
党务	1	上级和同级党组织的文件材料	针对学校的	永久
			长期执行的	长期
	2	上级党组织对学校干部任免、奖励、处分的决定、通知		永久
	3	党委的各项规章制度		永久
	4	各种会议记录（党委会、常委会、党委扩大会等）		永久
	5	党委大事记		永久
	6	党委的请示、报告、上级的决定、批复、通知		永久
	7	党委的工作计划、总结		永久
	8	党委发布的决定、办法、批复、通报、通知		永久
	9	党委工作简报		永久
	10	党委召开的工作会议材料（含领导讲话稿、代表发言稿、贺电、贺信等）		永久
	11	党委调研、检查、巡视工作材料及经验总结材料		永久
	12	党委表彰材料、获奖材料		永久
	13	党委领导参加上级会议的发言稿		永久
	14	党委联系、协调工作的来往公文		短期
	15	有领导批示或有处理结果的群众来信来访材料		长期
行政	1	上级关于学校行政管理的文件	针对学校的	永久
			长期执行的	长期
	2	上级针对学校的批复、通知、决定		永久
	3	上级对学校的调查或检查工作形成的材料、经验总结		永久
	4	同级机关对学校的决定		永久
	5	同级机关对学校的通知、通报		长期
	6	非隶属机关颁发的非学校主管业务但需要执行的条例、规定		长期
	7	非隶属机关颁发的非学校主管业务但需要执行的通知		短期
	8	学校的各项规章制度		永久
	9	学校年度、学期工作计划、报告、总结		永久
	10	各种会议记录、纪要		永久
	11	以学校名义发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知（附件要完整）		永久
	12	全校性工作会议、座谈会材料		长期
	13	校领导在会议上的重要讲话稿、参加校外会议和活动的发言稿		长期
	14	学校年报表、各种统计材料		永久
	15	启用新印章的文件及印模、旧印章		永久
	16	机构设置、人事任免材料		永久
	17	党和国家领导人、上级机关领导人来校视察、检查工作的有关材料		永久
	18	地方领导人来校视察、检查工作的有关材料		长期
	19	学校领导的公务往来信件		长期
	20	学生开学、毕业典礼材料（含领导讲话稿、各代表发言稿）		永久
	21	校庆工作的计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电贺信等有关材料		长期
	22	学校表彰的材料		长期
	23	学校重大活动形成的材料（活动计划、组织材料、参加人员名单、讲话稿、总结）		永久
	24	学校与国内外签订的协议书、意向书等		永久
其他	1	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、纪念品、题词、字画等）（SW）		永久
	2	其他有保存价值的文件材料

关工委（DQ11）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于关工委工作的文件	长期
2	关工委的各项规章制度	长期
3	经验报告、调查材料	长期
4	获奖材料	永久/长期
5	关工委工作简报	长期
6	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
7	实物（奖状、奖牌、证书等）（SW）	永久
8	其他有保存价值的文件材料

机关党委（DQ11）

序号	归档范围	保管期限
1	机关党委的请示、报告、批复、决定	长期
2	机关党委的各种规章制度、重要统计材料	长期
3	机关党委会议记录	永久
4	党代会的有关材料	长期
5	基层党总支、支部委员会名册	长期
6	机关党委表彰、处分材料	长期
7	机关党委组织的活动材料	短期
8	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
9	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、礼品、纪念品等）（SW）	永久
10	其他有保存价值的文件材料

纪委、监察专员办公室、党委巡察办公室（DQ12）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于纪检、监察、巡察工作的文件	长期
2	纪委监察专员办公室、巡察办公室的各项规章制度	长期
3	纪委的工作报告、决定、通知	永久
4	纪委监察专员办公室、巡察办公室会议记录、重要统计材料	永久
5	有领导批示或处理结果的群众来信来访材料	短期
6	纪委监察专员办公室立案调查、处理的材料以及党员处分、复查材料	永久/长期
7	招生录取监督、监察建议书	长期
8	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
9	实物（奖状、奖牌、证书等）（SW）	永久
10	其他有保存价值的文件材料

党委组织部（组织员办公室）（DQ13）

序号	归档范围		保管期限
1	上级关于组织工作的文件材料		长期
2	组织部的各项规章制度		长期
3	组织部的工作报告、决定、调查材料		永久
4	组织部的各种会议记录、统计材料		永久
5	组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知		永久
6	干部任免的决定、通知		永久
7	副处级以上干部名册		永久
8	副处级以上干部年度考评材料		永久
9	党代会材料	召开党代会的请示及批复、会议筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、领导讲话稿、大会发言稿、大会主席团及各代表团名单、候选人登记表及情况介绍、选举结果报告、上级批复、总结等	永久
		小组会议记录、会议情况材料、会议简报	长期
		参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证、选票式样	短期
10	基层党组织改选或补选委员的报告、审批材料		长期
11	党员名册、取消党员资格或党员退党的有关材料		长期
12	党组织关系转入、转出介绍信存根		长期
13	出席市级（含）以上党代会代表名单、登记表		永久
14	党员干部奖惩、考核材料		长期
15	党员干部教育及培训计划、实施情况、总结等材料		长期
16	出国政审的有关材料		长期
17	对高级人才的引进、选派、评优的有关材料		长期
18	有关入党、转正通知书		长期
19	党费收支、结存情况材料		长期
20	教职工援外和支援边远地区材料		短期
21	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）		永久
22	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、纪念品等）（SW）		永久
23	其他有保存价值的文件材料

党委宣传部•党委教师工作部（DQ14）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于宣传工作的文件	长期
2	宣传部的各项规章制度	长期
3	宣传工作的决定、报告、通知	永久
4	宣传工作典型材料、重要统计材料	长期
5	宣传工作会议记录	永久
6	教职工政治思想工作动态及调查材料	长期
7	理论中心组、教职工理论学习的决定、通知、计划、总结	长期
8	学校各级人大代表名单及审批材料	永久
9	反映学校重大活动的剪报、照片、录音、录像、标语、会标	永久
10	校园网资料	长期
11	学校大事记	永久
12	宣传画册、宣传资料	长期
13	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
14	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、校徽、图片等）（SW）	永久
15	其他有保存价值的文件材料

党委统战部（DQ15）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于统战工作的文件	长期
2	统战部的各项规章制度	长期
3	统战工作的决定、报告、通知	永久
4	统战情况调查、重要统计材料	长期
5	统战工作会议记录	永久
6	学校各级政协委员名单及审批材料	永久
7	台、港、澳和侨务工作材料	长期
8	非党高级知识分子的有关材料	长期
9	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
10	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、校徽、图片等）（SW）	永久
11	其他有保存价值的文件材料

党委学生工作部（学生处）•武装部（DQ14）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于学生管理工作的文件	长期
2	学生处的各项规章制度	长期
3	学生处的工作报告、决定、重要统计材料	永久
4	学生管理、思想教育方面的材料	长期
5	学生工作典型调查材料	长期
6	学生处的会议记录	永久
7	学生表彰、处分、复查材料	长期
8	助学金、困难补助发放明细、勤工助学的有关材料	长期
9	奖学金的审批、评选材料及名单	长期
10	学生工作简报、专题报告	长期
11	助学贷款情况材料	长期
12	保险方面材料	长期
13	辅导员名单及管理材料	长期
14	学生心理健康教育方面的材料	短期
15	学生征兵入伍、军训的相关材料	永久/长期
16	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
17	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、纪念品等）（SW）	永久
18	其他有保存价值的文件材料

工会（妇委会）（DQ16）

序号	归档范围			保管期限
1	上级关于工会工作的文件			长期
2	工会的各项规章制度			长期
3	工会的工作报告、决定、重要统计材料			永久
4	工会会议记录			永久
5	教代会材料		召开教代会的请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话稿、大会发言稿、选举结果报告、上级批复、会议纪要、简报、候选人情况介绍、重要的贺电、贺信、提案及办理结果	永久
			教代会筹备工作计划、总结、工作小组材料、工作证、代表证、列席证、选票式样	短期
6	表彰材料			长期
7	基层工会干部任免			长期
8	基层工会干部名册			长期
9	有关妇女工作委员会、计划生育工作材料			长期
10	各种捐款、困难补助明细			长期
11	工会宣传材料、简报			长期
12	工会组织的各项活动材料			短期
13	有办理结果的群众来信来访材料			短期
14	财务材料	报表（CK12）		永久
		日记账、总账（CK13）		长期
		凭证（CK14）		短期
15	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）			永久
16	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、礼品、纪念品等）（SW）			永久
17	其他有保存价值的文件材料

机关工会（DQ16）

序号	归档范围	保管期限
1	机关工会的请示、报告、决定、重要统计材料	长期
2	机关工会表彰材料	长期
3	机关工会会员名册及基层工会干部名单	长期
4	机关工会组织的各项活动材料	短期
5	重大机关活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
6	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、礼品、纪念品等）（SW）	永久
7	其他有保存价值的文件材料

团委（DQ17）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于团委工作的文件	长期
2	团委的各项规章制度	长期
3	团委的重要统计材料	永久
4	团委的各种会议记录、报告、决定	永久
5	团代会召开的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿、大会通过的决议、上级批复、重要的声像材料	永久
6	团代会议程、纪要、简报、贺电、贺信、提案	长期
7	团代会筹备工作计划、总结、会议工作组材料	长期
8	团委、分团委、团支部、学生会干部任免通知	长期
9	团组织、团专职干部统计年报	永久
10	团委工作典型调查材料、优秀团员的材料	长期
11	表彰、获奖材料（含个人表彰证书影印件）、处分材料	长期
12	入团、离团材料	长期
13	团干部名单、团员名册	长期
14	学生会文件材料	长期
15	学生组织参与的各种学会、社团的有关材料、社会实践的有关材料	长期
16	团委牵头进行的重大活动的有关材料	长期
17	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
18	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、纪念品、成果作品等）（SW）	永久
19	其他有保存价值的文件材料

党校（DQ18）

1	上级关于党校工作文件	短期
2	党校的决定、报告、通知	长期
3	党校的各项规章制度	长期
4	党校培训计划、学员名单等材料	长期
5	党校开学、结业典礼材料（含领导讲话稿、代表发言稿）	长期
6	表彰材料	长期
7	党校的办学培训统计表	长期
8	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
9	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、纪念品等）（SW）	永久
10	其他有保存价值的文件材料

教育基金会办公室、校友总会办公室（XZ11）

序号	归档范围		保管期限
1	上级关于教育基金会的文件材料		长期
2	教育基金会的工作报告、决定		长期
3	教育基金会发展计划、请示、批复		永久
4	各种统计报表、会议记录		永久
5	教育基金会的各项规章制度		长期
6	成立分会、理事会的材料及名单		长期
7	研讨会、座谈会材料		长期
8	捐赠情况材料		长期
9	表彰材料		长期
10	财务材料	报表（CK12）	永久
		日记账、总账（CK13）	长期
		凭证（CK14）	短期
11	校友通讯录		长期
12	校友会活动材料		长期
13	宣传材料		长期
14	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）		永久
15	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、礼品、纪念品、字画等）（SW）		永久
16	其他有保存价值的文件材料

信息化中心（XZ11）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于信息网络管理工作的文件	长期
2	信息化中心的各项规章制度	长期
3	信息化中心发展规划、请示、批复	永久
4	信息化中心工作计划、报告、决定、总结	长期
5	各种统计报表、重要会议记录	永久
6	获奖材料	长期
7	校园网建设的技术资料、图纸等材料	永久
8	校园网建设有关招投标、合同书、验收等材料	永久
9	全校校园网络拓扑图	长期
10	学术会、研讨会等活动形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
11	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品、成果作品等）（SW）	永久
12	其他有保存价值的文件材料

发展规划处•高教研究所（XZ11）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于高等教育方面的文件	长期
2	学校发展规划、计划、报告、批复、总结	长期
3	学校的各项规章制度	永久
4	学校历史沿革、情况介绍等材料	永久
5	党委的重要统计材料	永久
6	专题性研讨会、座谈会材料	长期
7	国家、省、州、校高教研究课题	长期
8	对口支援材料	长期
9	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
10	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品、成果作品、图片等）（SW）	永久
11	其他有保存价值的文件材料

研究院、所、中心、实验室（XZ11）

序号	归档范围	保管期限
1	研究院、所、中心、实验室年度报告、请示、批复	永久
2	研究院、所、中心、实验室的各项规章制度	长期
3	研究院、所、中心、实验室大事记、重要会议记录	永久
4	学术交流与合作方面材料（合作项目、专家讲学、合作研究）	长期
5	项目申报、论证、验收、审批、评估等材料	永久
6	科研项目目录、统计报表
7	立项、审批材料
8	科研成果汇编	永久
9	获奖、宣传报道材料	长期
10	仪器设备统计表	永久
11	学术会、研讨会等活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
12	实物（奖杯、奖状、、奖牌、证书、纪念品、成果作品等）（SW）	永久
13	其他有保存价值的文件材料

人力资源管理处•人才工作办公室（XZ12）

序号	归档范围		保管期限
1	综合	⑴上级关于人事工作的文件	长期
		⑵人力资源管理处的各项规章制度	长期
		⑶人力资源管理处的工作报告、通知、决定	长期
		⑷人力资源管理处的会议记录、调研材料	永久
		⑸人力资源管理处召开的全校性会议材料	永久
		⑹群众来信来访、执行情况材料	长期
		⑺各种荣誉申报、审批材料	长期
2	人事管理	⑴机构设立、变更、编制核定及上级批复	永久
		⑵人事工作各种统计报表	永久
		⑶表彰材料	长期
		⑷退职、复职、自动离职、辞职、开除等材料	长期
		⑸教职工出国留学审批材料	长期
		⑹教职工年度考核材料	长期
		⑺教职工名册、登记表	永久
		⑻教研室、研究室正副主任名册	长期
		⑼教职工招聘、调入、调出的有关材料	长期
		⑽校内教职工调动材料	长期
		⑾教职工延聘、返聘材料	长期
3	劳资社保管理	⑴工资调整通知、名册	长期
		⑵工人技术等级材料	长期
		⑶教职工招聘、调入、调出的工资介绍信	长期
		⑷离退休审批表及有关荣誉证书授予工作的材料	永久/长期
		⑸发放丧葬费、抚恤金的通知	长期
		⑹劳保、福利、困难补助等规定、报表	长期
		⑺工资通知书、补发工资、各种津贴明细	长期
		⑻使用临时工有关材料	长期
4	师资培训	⑴师资队伍建设计划、规定、总结	永久
		⑵教师进修、培训材料	长期
		⑶教职工在国内攻读学位（博士、硕士、访问学者等）材料	长期
		⑷博士后流动站的有关材料	永久
		⑸教职工评定、聘任专业技术职务呈报表	长期
		⑹兼职教授、名誉教授聘请材料	永久
		⑺高级人才聘请材料	长期
5	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）		永久
6	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、纪念品等）（SW）		永久
7	其他有保存价值的文件材料

离退休工作处（XZ12）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于离退休人员管理工作的文件	长期
2	离退休工作处的各项规章制度	长期
3	离退休工作处的工作报告、决定	长期
4	离退休工作处的会议记录、重要统计	永久
5	离退休人员管理工作材料	长期
6	离退休人员名册	长期
7	离退休工作处的重大活动材料	长期
8	著名老教授或知名人士生平、宣传报道、参加社会活动的重要材料	永久
9	获奖材料	长期
10	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
11	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、纪念品等）（SW）	永久
12	其他有保存价值的文件材料

审计处（XZ13）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于审计工作的文件	长期
2	审计处的各项规章制度	长期
3	审计处的工作报告、决定	永久
4	审计处会议记录、管理建议书、重要统计材料	永久
5	审计通知书、决定、审批意见、审计意见书、移交处理书等	永久
6	审计报告、审计报告征求意见书、被审计人的书面意见和审计组的书面说明、审定审计报告的记录、证据、审计工作底稿	永久
7	审计工作方案、检查审计意见落实情况、审计决定执行情况的报告和记录	永久
8	有关审计项目的请示报告、批复	长期
9	扣交款和停止拨款、冻结银行账号通知书和回执	长期
10	获奖材料	永久/长期
11	重要的来信来访材料	长期
12	审计工作中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
13	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品等）（SW）	永久
14	其他有保存价值的文件材料

安全保卫处（XZ14）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于公共安全保卫工作的文件	长期
2	保卫处的各项规章制度	长期
3	保卫处的工作报告、决定	永久
4	保卫处的会议记录、重要统计、调查材料	永久
5	教职工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书	长期
6	治安、保卫、消防工作材料	长期
7	重大、特大刑事治安案件、事故的相关材料	永久
8	保卫工作简报	长期
9	保卫处组织的重要会议材料	永久/长期
10	表彰、获奖材料	长期
11	学生户口的相关材料	长期
12	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
13	实物（奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书、纪念品等）（SW）	永久
14	其他有保存价值的文件材料

后勤保障处（XZ15）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于后勤管理工作的文件	长期
2	后勤保障处的各项规章制度	长期
3	后勤保障处的工作决定、通知	长期
4	后勤保障处会议记录、重要统计材料	永久
5	维修改造项目的计划、报告、批复、招投标、合同、图纸、预决算表等有关材料	永久
6	征地批准文件、合同、协议书及土地证书、红线图、拆迁补偿协议等材料	永久
7	关于地界变化、交换、转让、租用的报告、批复及附图	永久
8	节能减排、防汛工作材料	长期
9	爱国卫生、校园绿化、车辆管理工作材料	长期
10	工程管理项目的计划、报告、批复、招投标、合同、图纸、预决算表等有关材料	永久
11	全年水、电、采暖费用明细	长期
12	经营性资产明细	永久
13	学校与资产经营公司的协议	永久
14	资产经营公司与企业的协议	永久
12	获奖材料	长期
13	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
14	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品等）（SW）	永久
15	其他有保存价值的文件材料

图书馆（XZ16）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于图书管理工作的文件	长期
2	图书馆的各项规章制度	长期
3	图书馆的工作报告、决定	长期
4	图书馆发展规划、藏书目录、重要统计材料	永久
5	图书馆与国际、国内友好交往中互赠、交换珍贵书刊的清册及有关材料	长期
6	图书采购名册及统计材料	长期
7	图书管理工作中形成的材料	长期
8	校外交流的有关材料	长期
9	获奖材料	长期
10	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
11	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品等）（SW）	永久
12	其他有保存价值的文件材料

档案馆（XZ16）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于档案管理工作的文件	长期
2	档案馆的各项规章制度	长期
3	档案馆的工作报告	长期
4	档案概况、发展规划、馆藏目录、重要统计材料	永久
5	档案馆指南、全宗介绍	永久
6	编研成果及出版物（年鉴、组织沿革等）	永久/长期
7	教职工死亡档案（RS）	永久
8	档案销毁报告及销毁清册	永久
9	档案管理工作中形成的材料	长期
10	档案工作检查评比及表彰材料	长期
11	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
12	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品等）（SW）	永久
13	其他有保存价值的文件材料

博物馆（XZ16）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于博物馆工作的文件	长期
2	博物馆的各项规章制度	长期
3	博物馆的工作报告	长期
4	博物馆概况、发展规划、馆藏目录、重要统计材料	永久
5	博物馆指南、介绍	永久
6	博物馆工作检查评比及表彰材料	长期
7	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
8	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品等）（SW）	永久
9	其他有保存价值的文件材料	永久

党委研究生工作部•研究生院（JX12）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于研究生工作的文件	长期
2	研究生院的各项规章制度	长期
3	研究生院的工作计划、决定、报告、总结	长期
4	研究生院的各种会议记录（研究生教育工作、学位评定委员会等）	永久
5	研究生教学规划、实施计划、调研报告、简报、重要统计材料	永久
6	研究生教学改革、培养目标、培养规模、学制等方面的指示、规定、办法	永久
7	研究生教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料	长期
8	非学历教育的培训班、进修班材料	长期
9	研究生招生计划、总结及分配工作的有关材料	永久
10	研究生招生大表	永久
11	有关专业设置材料	永久
12	重点学科建设及上级审批材料	永久
13	研究生会的有关材料	长期
14	委培、代培研究生的协议书、合同书	长期
15	研究生及研究生教育科研立项材料	长期
16	表彰及获奖材料、奖学金材料	长期
17	毕业研究生名单、授予学位名单	永久
18	派出国内外交换学生名单及有关材料	永久
19	博士生、硕士生导师名册	长期
20	学位评定委员会（分委会）名单、学术委员会（分委会）名单	长期
21	研究生双重学位的相关材料	永久
22	研究生毕业去向落实率统计材料	长期
23	研究生管理工作的有关材料	长期
24	入学试题及标准答案	短期
25	入学通知及入学须知样本	短期
26	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
27	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品、成果作品等）（SW）	永久
28	其他有保存价值的文件材料

教务处（JX13）

序号	归档范围		保管期限
1	综合	⑴上级关于教学工作的文件（针对学校的永久）	长期、短期
		⑵教学规划、实施计划	永久
		⑶教务处的各项规章制度	长期
		⑷教务处的各种会议记录、调研报告、简报	永久/长期
		⑸教学检查和各级教学质量评价材料	长期
		⑹本专科联合合作办学材料	长期
		⑺各类教学工作统计材料	永久
		⑻教务处的工作计划、总结	长期
		⑼教学工作会议、学术研讨会议材料	长期
		⑽参加校内外各级各类教学竞赛材料	长期
		⑾表彰、获奖材料（教师、学生）	永久/长期
		⑿教学督导组成员名单及督导工作材料	短期
		⒀毕业论文目录、优秀毕业论文集及评审意见	长期
		⒁各类教学实习计划、总结、优秀实习报告等	短期
		⒂实践基地简介及有关材料	短期
2	教研	⑴专业建设规划、总结	永久
		⑵专业设置表	永久
		⑶新增专业相关材料	永久
		⑷各级特色专业建设材料	永久
		⑸专业建设其他相关材料	永久
		⑹培养方案	永久
		⑺课程简介	长期
		⑻各级精品课程、优秀课程材料	永久
		⑼各级教育教学研究项目申报、审批、验收、成果等材料	永久
		⑽教学工作委员会（含分委会）名单及相关材料	长期
3	教务	⑴毕业生名册、成绩单、学位授予名单（含双学位）	永久
		⑵学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学、转专业）	永久
		⑶派出国内外交换学生名单及有关材料	永久
		⑷教学工作量	永久
		⑸课程清单、校历表	长期
4	教材	⑴教材建设有关材料、教材计划	长期
		⑵教材使用情况表	长期
		⑶教师自编教材	永久
		⑷获奖材料	长期
5	试题库		长期
6	与国内外高校校际合作材料		长期
7	重要的请示、批复		永久
8	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）		永久
19	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品、成果作品等）（SW）		永久
10	其他有保存价值的文件材料

招生就业处（JX13）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于招生工作、毕业分配的文件	长期
2	招生就业处的各项规章制度	长期
3	招生就业处工作计划、决定、报告、总结	长期
4	招生章程、计划	永久
5	招生、就业工作会议记录、重要统计材料	永久
6	新生录取名册	永久
7	招生宣传材料、入学通知书（样本）	短期
8	毕业生就业大表（分配方案）	永久
9	毕业生就业工作的规划、计划、总结	长期
10	毕业生就业工作宣传、简报	短期
11	就业指导课教学大纲等材料	长期
12	就业洽谈会的相关材料	长期
13	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	长期
14	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
15	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品等）（SW）	永久
16	其他有保存价值的文件材料

大学科技园•大学生创新创业孵化园（JX13）

序号	归档范围	保管期限
1	大学生创新创业相关文件	长期
2	入驻企业名单	长期
3	其他有保存价值的文件材料

继续教育学院（JX14）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于继续教育工作的文件	长期
2	继续教育学院的各项规章制度	长期
3	继续教育学院的会议记录、重要统计材料、调研报告	永久
4	教学规划、实施计划	永久
5	教学计划、教学大纲	长期
6	招生计划、总结	永久
7	招生简章、专业介绍	长期
8	录取通知书（样本）、录取须知	短期
9	新生录取名册	永久
10	毕业生名册、成绩表、毕业证书验印表、获得学位名单	永久
11	学生学籍变更材料（转学、转专业）	永久
12	学生奖惩材料	长期
13	与外单位签订的重要协议书、合同书	长期
14	继续教育教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料	长期
15	继续教育联合办学、非学历教育的培训班、进修班材料	长期
16	开学、毕业典礼材料（含领导讲话稿、各代表发言稿）	永久
17	学院的重大会议、经验介绍材料	长期
18	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
19	毕业生合影照片（SX）	永久
20	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品、成果作品等）（SW）	永久
21	其他有保存价值的文件材料

社会科学处（KY12）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于科研工作的文件	长期
2	各项规章制度	长期
3	有关科研规划、实施计划	永久
4	工作报告、批复	永久
5	科研年鉴、大事记、统计材料	永久
6	上级下达的各类科研计划	永久
7	申报科研项目汇总表	永久
8	当年立项的科研项目目录	长期
9	教职工自编或协编正式出版的专著、在期刊上发表的论文目录	长期
10	科研成果汇编材料	永久
11	有关科研合作、协助的文件材料	长期
12	科学研究机构材料	永久
13	科学研究机构评估材料	长期
14	举办的国际、国内学术会议报告、批复、纪要、论文等材料	长期
15	项目的申请、立项、中期检查、结题等材料	永久
16	科研成果奖励申报、审批、获奖（含证书复印件）材料	永久
17	科研展材料	永久
18	重要的科研工作会议材料	长期
19	学会工作材料	短期
20	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
21	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品、成果作品等）（SW）	永久
22	其他有保存价值的文件材料

科学技术处•社会服务中心（KY12）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于科研工作的文件	长期
2	各项规章制度	长期
3	有关科研规划、实施计划	永久
4	工作报告、批复	永久
5	有关学术委员会的会议记录	永久
6	科研年鉴、大事记、统计材料	永久
7	上级下达的各类科研计划	永久
8	申报科研项目汇总表	永久
9	当年立项的科研项目目录	长期
10	教职工自编或协编正式出版的专著、在期刊上发表的论文目录	长期
11	科研成果汇编材料	永久
12	有关科研合作、协助的文件材料	长期
13	科学研究机构材料	永久
14	科学研究机构评估材料	长期
15	学校学术委员会章程、名单、活动记录	长期
16	举办的国际、国内学术会议报告、批复、纪要、论文等材料	长期
17	项目的申请、立项、中期检查、结题等材料	永久
18	科研成果奖励申报、审批、获奖（含证书复印件）材料	永久
19	科研展材料	永久
20	重要的科研工作会议材料	长期
21	学会工作材料	短期
22	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
23	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品、成果作品等）（SW）	永久
24	其他有保存价值的文件材料

国有资产管理处（分析测试中心、实验动物中心）

（JJ12、SB12、FC、XZ11）

序号	归档范围		保管期限
1	上级文件		长期
2	国有资产管理处各项规章制度		长期
3	国有资产管理处会议记录、重要统计、调研报告		永久
4	项目管理	基建工程总体规划	永久
		基建工程总体规划图、总平面图、总水电管网分布图及说明	永久
		工程项目的请示、报告、批复	永久
		综合性征地文件材料	永久
		学校征地范围总体地质勘探、地形测量材料	永久
		工程项目的计划、可行性研究、设计材料	永久
		工程项目的招投标、合同书、监理方面材料	永久
		工程管理、施工验收报告、评审材料	永久
		项目投资的请示、报告、批复、财务预决算表	永久
		有关基建扩建、维修、加固各类用房的报告、批复及附图	永久
		全校性总体规划、设计图及水、电、气管道分布、地质地理测量图	永久
5	实验设备	仪器设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告（含校外捐赠、捐送仪器设备）、批复	长期
		仪器设备统计材料	长期
		仪器设备开箱验收（10万元以上）材料	长期
		设备入库单	长期
		使用、检修、故障事故记录（设备履历书）	与设备共存
6	采购	上级或主管领导批复和准购批示	永久
		招投标材料、订购合同、协议及有关记录等	永久
		进口设备过程中有关的技术商务文件	永久
7	房产	产权证书	永久
7	房产	房产清查、登记、统计等材料	永久
8	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）		永久
9	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品等）（SW）		永久
10	其他有保存价值的文件材料

校报、学报（CB12、CB13）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于编辑出版的文件	长期
2	校报、学报工作报告、统计材料	长期
3	校报样报、学报样刊	永久
4	学术活动材料	长期
5	获奖、表彰材料	长期
6	主办、承办会议材料	长期
7	学生记者团活动材料	长期
8	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
9	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品等）（SW）	永久
10	其他有保存价值的文件材料

《汉语学习》编辑部（CB13）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于编辑出版的文件	长期
2	工作报告、统计材料	长期
3	样刊	永久

《东疆学刊》编辑部（CB13）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于编辑出版的文件	长期
2	工作报告、统计材料	长期
3	样刊	永久

国际交流合作处（外事专家）（WS11、WS12、WS13、WS14）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于外事工作的文件	长期
2	国际交流合作处的各项规章制度	长期
3	国际交流合作处的工作报告、决定	长期
4	外事工作统计报表、会议记录	永久
5	聘请名誉教授、兼职教授、客座教授的请示、报告、批复	永久
6	邀请外籍教师的相关材料	永久
7	授予外籍教授名誉称号及颁发感谢状、聘书等材料	永久
8	国外有关人士来校参观访问的材料	长期
9	外事活动的接待方案、总结、报告等材料	永久/长期
10	召开国际会议的有关材料（会序、参会人员名单、会议记录、讲话稿、论文集、作品、总结等）	永久
11	校际交流协议书、合同书、备忘录等材料	永久
12	完成的国际合作项目、成果等材料	永久
13	外事工作会议的有关材料	长期
14	来校进修、短期培训、研究的外籍人士的有关材料	长期
15	与国外来往的信件	短期
16	出国人员的审批材料	长期
17	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
18	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、礼品、纪念品等）（SW）	永久
19	其他有保存价值的文件材料

国际交流合作处（留学生管理）（WS15）

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于留学生管理工作的文件	长期
2	有关留学生的各种统计材料	永久
3	外国留学生录取审批材料	永久
4	学习成绩表、学籍卡、鉴定、评语等材料	永久
5	留学生名册、登记表	永久
6	学位论文（含电子版）、学位证书复印件	长期
7	留学生毕业去向及有关材料	长期
8	留学生毕业合影照片	永久
9	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）	永久
10	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、礼品、纪念品等）（SW）	永久
11	其他有保存价值的文件材料

计划财务处（CK11、CK12、CK13、CK14、CK15）

序号	归档范围		保管期限
1	综合（CK11）	⑴上级关于财务会计工作的文件	永久
		⑵计划财务处的各项规章制度	长期
		⑶计划财务处工作请示、批复	长期
		⑷有关财务管理方面的其他文件材料	短期
		⑸财务工作会议记录	永久
		⑹会计移交清册	长期
		⑺财会档案移交保管清册	永久
		⑻财会档案销毁清册	永久
2	会计报表（CK12）	⑴年度财务报告（决算）、报表（包括文字分析）	永久
		⑵年度预算分配表、测算表	长期
		⑶年度以上各种统计报表（含工资报表）	长期
		⑷月份会计报表、统计报表	短期
3	会计账簿（CK13）	⑴总账	长期
		⑵日记账（现金存款、银行存款）	长期
		⑶会计明细账簿、分类账簿	短期
		⑷辅助账簿	短期
4	会计凭证（CK14）	⑴会计各种记账凭证	短期
4	会计凭证（CK14）	⑵银行存款余额调节表、银行对账单	短期
5	工资清册（CK15）	⑴工资发放名册	永久
		⑵住房公积金名册	长期
		⑶本科生、研究生各种奖学金、助学金名册	短期

学院（党群DQ11）（行政XZ11）（研究生JX12）（教学JX13）

序号	归档范围		保管期限
1	党群（DQ11）	⑴学院党组织的请示、报告及上级的批复、通知、决定等	长期
		⑵学院党组织的经验介绍、调查材料以及在活动中形成的材料	长期
		⑶学院党组织的会议记录	永久
		⑷学院党组织的机构变动材料	永久
		⑸学院党组织的干部任免	永久
		⑹党代会材料（请示、批复、通知、决定、报告、代表名单、选举情况、结果、会议记录、领导讲话稿、代表发言稿、提案及办理结果等）	长期
		⑺党员名册	永久
		⑻理论学习的决定、通知、计划、总结	长期
		⑼反映学院重大活动的材料	长期
		⑽组织关系介绍信存根	长期
		⑾表彰和处分材料	长期
		⑿教职工援外和支援边远地区的材料	长期
		⒀工会的有关文件材料	短期
		⒁工会组织的活动材料	短期
		⒂工会统计报表、工会干部名单	长期
		⒃工会的表彰材料	长期
		⒄教代会材料	长期
		⒅党组织的大型活动标语、会标	长期
2	行政（XZ11）	⑴学院的请示、报告及上级的批复、通知、决定	长期
		⑵学院的各项规章制度、办法、规定	长期
		⑶各种会议记录	永久
		⑷院史、大事记、年鉴	永久
		⑸各种统计报表	永久
		⑹学院的机构成立、变动、人员调动等材料	永久
		⑺表彰、处分材料	长期
		⑻院庆、学院简介、校友会等材料	长期
		⑼学院召开的会议材料（会序、领导讲话稿、代表发言稿、总结材料等）	长期
		⑽学院与国内外有关单位签订的协议书、合同、往来信函	长期
		⑾主办、联合主办的国内外学术会议材料	永久
		⑿协办的国内外学术会议材料	长期
		⒀学院著名专家在校外重要会议上的讲话稿及声像材料	长期
		⒁有办理结果的群众来信来访材料	短期
3	教学（JX13）	⑴培养方案（中专）、调研报告	永久
		⑵专业设置、专业调整的请示、报告及批复	永久
		⑶实验室建设计划、总结	长期
		⑷教学工作的各种统计材料	永久
		⑸教学检查、评估和优秀教学质量评奖材料	长期
		⑹聘请教授的有关材料	长期
		⑺教师的教学研究论文、论著	长期
		⑻国内外教授、专家来讲学的讲稿、教材等材料	永久
		⑼典型教案、重要备课记录	长期
		⑽教学督导工作材料	短期
		⑾毕业生就业情况调查材料	长期
		⑿联合办学、短训班、进修班学员名册、成绩单及发放结业证书审批表	长期
		⒀中专新生录取名册、学籍表（含成绩单）、毕业验印表	永久
		⒁中专开学、毕业典礼材料	永久
		⒂中专招生简章	长期
		⒃其他教学管理的有关材料	长期
4	研究生（JX12）	毕业研究生学位论文（含电子版）、登记表、学籍表、学位申请书、答辩材料	永久
5	启用新印章的文件及印模、旧印章（SW）		永久
6	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）		永久
7	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品、成果作品等）（SW）		永久
8	其他有保存价值的文件材料

学院学工办（JX13）、学院团委(DQ17)

序号	归档范围		保管期限
1	学工办（JX13）	⑴学生管理工作的请示、报告、批复、决定等	长期
		⑵学工办的会议记录	永久
		⑶学工办的各项规章制度	长期
		⑷学生工作的各种统计材料	长期
		⑸毕业生登记表、新生登记表	长期
		⑹学生管理、思想教育方面的有关材料	长期
		⑺获奖、表彰、处分材料	长期
		⑻学生的各类奖（助）学金材料	长期
		⑼社会调查、社会实践计划及总结材料	短期
		⑽学生运动会材料	短期
		⑾学生工作简报	长期
		⑿毕业生的合影照片	永久
2	团委（DQ17）	⑴团代会材料（请示、批复、通知、决定、代表名单、领导讲话稿、代表发言稿、选举情况、会议记录、总结等）	长期
		⑵团干部名单、团员名册	长期
		⑶团委组织的重大活动的有关材料	长期
		⑷学生会的活动材料	长期
		⑸各种社团、学会成立及活动材料	长期
		⑹获奖、表彰、处分材料	长期
4	重大活动中形成的照片、录像、光盘等声像材料（SX）		永久
5	实物（奖杯、奖状、奖牌、证书、纪念品、成果作品等）（SW）		永久
6	其他有保存价值的文件材料